Benimmregeln im Büro, Arbeitsanstand und Firmenumgangsformen

Umgangsformen im Büro: Ein kleiner Wegweiser durch den täglichen Fettnäpfchenparcours

Der satte Rülpser nach dem kleinen Snack am Arbeitsplatz oder im Büro, die gestenreiche Ausschmückung einer Schlafzimmergeschichte am Kaffeeautomaten, die unappetitliche Bemerkung über den Kleidungsstil der fülligen Chefsekretärin – es braucht keine ausgewiesenen Kenntnisse auf dem Bereich „Verhaltensregeln am Arbeitsplatz“, um zu wissen, dass Besagtes gar nicht geht. Ebenso fällt, für manche schon verwunderlicher, der Klaps auf den Hintern der Praktikantin, das abfällige Duzen des hierarchisch Untergeordneten oder das hitzköpfige Umtreten eines Mülleimers während einer kontroversen Sitzung grundsätzlich in den Bereich „abmahnungswürdig“. Nur nervig, aber ebenfalls ein No-Go, sind lautstark geführte Privattelefonate, die den Kollegen im Großraumbüro ungewollt tiefe Einblicke in die differierenden Reinlichkeits-Vorstellungen der soeben mit ihrem neuen Freund zusammengezogenen Kollegin geben. Oder privates Internet-Surfen am Arbeitsplatz, und wenn das Online-Auktionsende der begehrten König-Ludwig-Gedächtnismünze noch so blöd in die Regelarbeitszeit fällt. Oder, oder, oder.

1. Von heimtückischen Fallen und regionalen Spezialitäten

Der Weg zum Erfolg ist gepflastert mit harter Arbeit und zahlreichen Abzweigungen, die einen gut geeichten Orientierungssinn erfordern. Das Pflaster selbst allerdings – und das weiß jeder, der im Team arbeitet – ist gepflastert mit Fettnäpfchen. Sie elegant zu umgehen, ist eine Fähigkeit, die den wenigsten von Haus aus gegeben ist. Tagtäglich lauern Anstands-Grauzonen sozusagen hinter jedem Aktenschrank und sind aufgrund der vielen ungeschriebenen Gesetze im Büro auch nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Doch auch im Betrieb, wie in jeder anderen sozialen Gruppe von Sportverein bis Familie, bestimmen Werte und Regeln den Alltag. Die wichtigsten, die sich im Laufe der Zeit als Standards herauskristallisiert haben, sollte man kennen.

Nun kann man natürlich alles übertreiben und sich über jede noch so klitzekleine Kleinigkeit den Kopf zerbrechen. Zum Beispiel, wie man den Chef auf dem Gang nun am passendsten begrüßt, ob ein Händedruck im Vorbeigehen angebracht ist, oder doch eher ein kurzes Winken oder eher ein joviales Kopfnicken. Ob noch ein „Guten Tag“ oder schon ein „Guten Abend“ erforderlich ist, oder ob das bayerische „Servus!“ des Vorgesetzten ebenso zu beantworten jetzt zu verbindlich ist oder nicht. In vielen Fällen hilft ein gut trainiertes und mittig sitzendes Anstandszentrum, um im jeweiligen Fall das Richtige zu tun. Aber grundsätzlich sollte sich schon jeder, der in einem Betrieb mit anderen zusammenarbeitet, informieren, auf welche Umgangsformen in seiner Arbeitsumgebung Wert gelegt wird. Denn auch das dürfte einleuchten: In Großraumbüros gelten natürlich ganz andere Regeln als in einer Schreinerei. Und wie es das Beispiel vom satten Rülpser nach dem Essen – im Mittelalter durchaus noch als Kompliment in Richtung Küche verstanden – zeigt: Auch Sitten gehen mit der Zeit, und so bedarf der ganz persönliche Arbeitsknigge regelmäßiger Updates.

2. Von Todsünden und Grauzonen

Gleich zu Beginn eine Auswahl der schlimmsten Karrierekiller: Dauerfrust, Überheblichkeit, Beratungsrestistenz, Respektlosigkeit, Lästerei, Unpünktlichkeit, Geschwätzigkeit, Eigensinn, allzu laut vor sich hergetragene Selbstüberschätzung oder auch Selbstzweifel, Ungeduld, jedwede Art von Drogen am Arbeitsplatz und Undank. Wer dieses Register auszublenden versteht, macht sich wenigstens schon mal nicht direkt unbeliebt. Auch von den Randbereichen besagter Punkte sollte man sich fernhalten. So ist es eine blanke Respektlosigkeit, körperliche Mäkel eines Kollegen zu thematisieren. So einfach, so klar. Zum weiten Feld der Respektlosigkeit gehört aber auch, in Meetings gelangweilt im Stuhl zu lümmeln, ins Handy anstatt auf das Flipchart zu starren oder so vermeintlich banale Dinge, wie, dem Gegenüber beim Zwiegespräch nicht in die Augen zu schauen.

Auch der Übergang von einer eigentlich positiven Eigenschaft in Richtung Grenzüberschreitung kann manchmal in Nuancen liegen. Stichwort: selbstsicheres Auftreten. Im Bewerbungsgespräch sicherlich hilfreich und bei Personalchefs im geschätzt, kann in konsequent ausgelebter Dimension zum Makel werden. Der Abteilungsleiter, der es versteht, souverän ein Meeting zu leiten, macht seine Sache gut. Der Abteilungsleiter, der während des Meetings beginnt, mit Wissen zu prahlen oder zu dozieren, wirkt schnell überheblich. Entsprechend wichtig ist es auch in langjährigen Arbeitsverhältnissen, die „Antennen“ sensibel zu halten.

Denn in diesem Punkt unterscheiden sich eine Ehe oder eine Langzeitbeziehung nicht besonders von einem längeren Arbeitsverhältnis: Die Gefahr, bequem zu werden und sich per Betriebszugehörigkeit Sonderrechte einzuräumen, ist groß. Flapsig ausgedrückt: Der Mitarbeiter, der anfängt, zu kommen und zu gehen wann und wie er will, auf seinem Schreibtisch wüstes Chaos und den Kollegen Mehrarbeit hinterlässt, entspricht in etwa dem Adiletten-und-Feinripp-Unterhemd-Ehemann, der seine Frau über den Fernsehlärm hinweg fragt, wann denn das Essen endlich fertig sei.

3. Von Grauzonen und betriebsinternen Standards

Wo sich die meisten dieser Beispiele noch durch Logik und einem Gespür Dinge, die sich gehören – oder eben nicht, erschließen, wird es etwas schwieriger, wenn es um betriebsinterne Gesetze geht. In vielen Betrieben haben sich eigene Regeln entwickelt, die in anderen Betrieben undenkbar wären. Denkt man an die Welt der IT-Branche, gelten hier sicher andere Gesetze als im Bankwesen. Zum Beispiel gibt es Firmen, bei denen jeder, vom Chef bis zum Praktikanten, jeder geduzt wird. Würden Neulinge anfangen, die anderen generell oder auch nur zum Teil zu siezen, wäre das fehl am Platz. Kommen Mitarbeiter einer solchen „Duz-Firma“ allerdings zu einem anderen Betrieb, in der das „Sie“ gebräuchlich ist, sollten sie sich anpassen. Grundsätzlich gilt: Es ist immer wichtig zu schauen, wie es in dem Unternehmen, in dem man gerade arbeitet, gemacht wird. Für Zweifelsfälle gilt: Lieber auf die allgemeinen Benimmregeln achten und tendenziell eher zurückhaltend als zudringlich auftreten. Das sagt übrigens auch eine ausgewiesene Expertin auf dem Gebiet „Business-Etikette“.

4. Gute Ratschläge von einer Expertin auf dem Gebiet „Business-Etikette“

Die Kommunikationstrainerin Helga Schmidt ist unter anderem Geschäftsführerin des Business-Knigge-Instituts und bildet auch Trainer auf diesem Gebiet aus. Als Beispiel für eine betriebsinterne Regel nennt sie das Thema „Dress Code“. „Wenn es Dienstuniformen gibt, stellt sich diese Frage natürlich nicht.“ Falls doch, könne es durchaus Fallen geben, in die Mitarbeiter nicht treten sollten. „Meine Kleidung muss an das Unternehmen angelehnt sein. Aber auch, wenn es keine festgesetzten Regeln gibt: Ein zu tiefer Ausschnitt hat in einem Büro nichts zu suchen und der Rock darf nicht zu kurz sein.“ Als Faustregel gelte, dass er die Knie umspielen darf, aber nicht über dem Knie enden sollte. „Absätze an den Schuhen sind maximal fünf Zentimeter hoch. Barfuß in die Arbeit zu kommen, geht auch gar nicht. Außer natürlich, ich arbeite in einer Strandbar.“

Fällt doch einmal ein geschmackloser Kommentar über die Rocklänge der Kollegin, handelt es sich natürlich um einen Verstoß gegen die Regeln. Helga Schmidt empfiehlt, auf Anzüglichkeiten sofort zu reagieren. „Da muss ich als Betroffene oder als Betroffener unverzüglich nach der Bemerkung oder der Handlung klarstellen, dass das nicht geht.“ Ganz wichtig sei hierbei, einerseits die Grenzen aufzuzeigen, andererseits aber einen sachlichen, beruflichen Ton zu wahren. In Wiederholungsfällen rät sie, schnell den Vorgesetzten einzuschalten.

Generell rät die Expertin, Konflikte am Arbeitsplatz so schnell wie möglich zu klären. „Wenn sich ein Kollege von einem anderen Kollegen durch schlechtes Benehmen belästigt fühlt, lässt sich das am besten in einem Vier-Augen-Gespräch klären.“ Nütze das nichts, muss der direkte Vorgesetzte übernehmen. Das gilt für alle Themen, bei denen es zu Konflikten kommt. „Das kann sein, dass ein Kollege stinkt, sich unangemessen kleidet oder, dass er mit offenen Schuhen zur Arbeit kommt.“ Eine schnelle Reaktion verhindere, dass sich diese Konflikte ausweiten, worunter schließlich die Arbeit leide. Allgemein gelte: Störfaktoren haben Vorrang.

5. Schnellinformation – Kurzes Interview

Die professionelle Kommunikationstrainerin Helga Schmidt hat sich auf den Schwerpunkt „Business-Etikette“ spezialisiert und bildet Trainer auf diesem Gebiet aus. Im Kurzinterview gibt sie einen Überblick über das komplexe Feld „Benehmen im Büro“.

Wo werden in den Büros in Bezug auf Benehmen die meisten Fehler gemacht?
Die meisten und die gravierendsten Fehler werden auf Betriebsfeiern gemacht, wenn Alkohol ins Spiel kommt. Dann bieten sich plötzlich Kollegen das Du an, die das am nächsten Tag sehr bereuen und das schafft eine ungute Atmosphäre.

Wie rede ich meinen Vorgesetzten in einer Mail an?
Also, das inzwischen weit verbreitete „Lieber“, oder „Liebe“ als Anrede in einer Mail an meinen Chef oder meine Chefin ist unpassend. Das ist viel zu privat und nimmt die Seriosität raus. Im Übrigen sind ein Chef oder eine Chefin in der Regel nicht deswegen auf dem Posten, auf dem sie sind, weil sie so ausgesprochen lieb sind. Nein, ich schreibe „Sehr geehrter“ beziehungsweise die weibliche Form, oder „Guten Tag“ oder „Guten Morgen“.

Wie sieht es mit Essen am Arbeitsplatz aus?
Am Arbeitsplatz eine Stulle zu essen, ist nicht angebracht. In vielen Büros gibt es allerdings keine andere Möglichkeit. Nach Absprache ist also auch das in Ordnung. Das Essen sollte aber keine Belästigung für die anderen im Büro sein. Nicht durch Geruch und nicht durch irgendwelche Geräusche. Es gelten die normalen Benimmregeln. Auch Händewaschen vor und nach der Mahlzeit gehören dazu.

Was ist noch wichtig im Umgang im Büro?
Wenn ich in einem Großraumbüro sitze, darf ich nicht zu laut telefonieren, ich darf nicht zu oft Privatgespräche führen. Rücksicht ist wichtig in einem großen Büro. Wenn ich etwas von jemandem will, brülle ich nicht quer durch den ganzen Raum. Auch hier gilt die Regel: Der, der etwas möchte, bewegt sich. Wenn jemand anruft, melde ich mich mit meinem Vornamen, meinem Nachnamen und sage „Guten Tag“ oder „Grüß Gott“. Wenn ein Fremder oder ein Kunde ins Büro kommt, stehe ich auf und schaue ihn an, wenn ich mit ihm rede.

Das Benehmen im Büro ist offensichtlich ein weites Feld, auf dem es viele Fettnäpfchen gibt. Ja, aber es ist nicht alles, sich gut benehmen zu können. Mit einer positiven Ausstrahlung wird auch so mancher Regelverstoß verziehen. Wichtig ist, dass man die Regeln kennt, dann kann man auch immer abwandeln, was nicht so ganz passend ist.

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