Die Erfahrung lehrt es, Chefs fordern es und zahlreiche Studien belegen es mal mehr oder mal minder eindeutig: Der Arbeitsplatz sollte in regelmäßigen Abständen aufgeräumt werden. Zwar haben Anhänger der Theorie, dass ein gewisses Maß an Urordnung auf einem Schreibtisch der Kreativität durchaus förderlich ist, nicht unrecht. Allerdings stimmt eben auch, dass ab einem gewissen Maß Chaos die Produktivität am Arbeitsplatz gewaltig gehemmt wird. Von Zeit zu Zeit also muss auch die schönste kreative Unordnung einer überlegten Ordnung weichen. Experten raten beim Thema „der kleine Schreibtischgroßputz“ zu einer durchdachten Hauruck-Aktion.

Das Vier-Felder-System für den schnellen Erfolg

Eins gleich vorweg: Ein bisschen aufräumen bringt nichts und verschleppt das Problem allenfalls. Außerdem macht eine saubere Ecke noch keinen sinnvoll geordneten Arbeitsplatz. Als konkretes Vorhaben konzentriert umgesetzt, dauert auch der schlimmste Schreibtischputz nicht länger als drei Stunden. Zum besten Freund und Helfer wird der Fußboden vor dem Schreibtisch – deswegen empfiehlt es sich zunächst, den Boden um die Arbeitsfläche herum zu saugen. Danach wird der komplette Schreibtisch, seine Schubladen, seine Unterschränke und seine Arbeitsfläche vollständig aus- beziehungsweise abgeräumt. Jedoch bringt es herzlich wenig, all‘ seine Habseligkeiten einmal in der Hand zu haben, um sie nachher wieder dorthin zu stellen, wo sie waren.

Ein Vier-Felder-System hilft beim Sortieren und Wegwerfen. Der Boden um den Arbeitsplatz herum wird in vier imaginäre Felder geteilt, von dem jedes eine Bedeutung bekommt: „Abfall“, „Weiterleitung“, „Wichtig“ und „Akut“. So wandert konsequent jedes Teil – vom einzelnen Post-it zum Taschenrechner – in eines dieser Felder, um später sinnvoll wieder eingeräumt werden zu können. Experten raten, sich vorab ein System zu überlegen, ob von links nach rechts oder von außen nach innen – egal. Hauptsache, jedes Blatt, jeder Stift, jede Akte und jeder Aktenordner wird einzeln vom Arbeitsplatz entfernt und dabei nur einmal in die Hand genommen. Zwischenhäufchen gibt es nicht, das kostet nur Zeit. „Abfall“ erklärt sich von selbst. „Weiterleitung“ sammelt alles, was delegiert werden kann oder woanders hingebracht werden muss, etwa ins Archiv, zurück in die Bibliothek oder ins Bücherregal.

Ins Planquadrat für „Wichtig“ kommen Dinge, die nach dem kleinen Schreibtisch-Großputz gleich wieder in die Schublade oder auf den Schreibtisch und bearbeitet werden müssen. Wer mag, kann die Tatsache ausnutzen, dass man sich ohnehin schon kurz Gedanken zu dem jeweiligen Thema gemacht hat, und auf einem Post-it den nächsten Arbeitsschritt notieren und draufkleben. Das spart für die weitere Arbeit ein bisschen Zeit, aber Achtung: Nicht verkopfen, nur ein oder zwei Stichwörter und keine elaborierten Romane. „Akut“ sammelt Dinge, die entweder sofort oder gleich im Anschluss an die Aufräum-Aktion erledigt werden können und weniger als ein paar Minuten dauern: einen Brief frankieren, unterschreiben und weiterleiten, einen Termin vereinbaren oder ein Treffen verschieben zum Beispiel.

Also, los geht’s: Der Kassenbon für Gummibärchen und Hustenbonbons? Abfall! Die Hustenbonbons selbst? Falls sie noch genießbar sind: Weiterleiten – also mit nach Hause nehmen. Falls sie einen matten Überzug bekommen haben oder irgendwie komisch riechen: zum Kassenzettel. Ein Kugelschreiber, der nicht mehr geht und für den man mal nach einer neuen Mine schauen wollte: Abfall. Der Sammelordner mit Ideen für neue Projekte: Post-it draufkleben, „Ausmisten!“ draufschreiben und ins „Wichtig“-Feld. Eine Akte, auf der das „Dringend“-Post-it schon ein wenig knusprig aussieht? Querlesen und entweder Weiterleiten, also delegieren oder ins Wichtig-Feld.

Ist die Tischfläche komplett abgeräumt, die Schubkästen ausgeräumt und der Aktenschrank frei von Altlasten, führt der nächste Weg zum Putzschrank: Alle Oberflächen werden gewischt, Computer, Tastatur und Drucker abgestaubt und die Schubladen gesaugt. Als erstes kommen die täglich benötigten Gegenstände zurück an ihren Platz. Richtig gelesen: ihren Platz. Und was keinen Platz hat, bekommt einen zugewiesen oder wird kurz, aber heftig angezweifelt: Brauche ich wirklich zwei verschieden große Locher, drei Lineale, geschätzte 25 Stifte und zwei Stiftbecher für die Arbeit? Die überflüssigen Dinge wandern zurück ins Depot oder, je nach Zustand, in den Abfall.

Danach bekommen Radiergummi, maximal fünf Bleistifte und ebensoviele Kugelschreiber oder Fineliner ihren Platz in der obersten Schreibtisch-Schublade zugewiesen, der Notizblock wandert neben das Telefon und die ungelesene Post in einen kleinen Korb, der vorher als Überraschungsei-Figurendeponie, Büroklammerabladestelle und Glückwunschkartenzwischenlager gedient hat und dessen Inhalt ziemlich komplett ins Feld „Abfall“ gewandert ist. Kurz: Der Schreibtisch wird nach alter Logik, aber auch gemäß der aktuellen Bedürfnisse sortiert – so bleibt bei der Arbeit weniger Zeit für die umständliche Suche auf der Strecke. Der Mülleimer wandert zur Tonne und die Dinge, die im „Weiterleiten“-Quadrat gelegen sind, an den Platz oder zu der Person, zu der sie müssen. Fertig? Sauber? Gratulation, Mission erfüllt.

Das Acht-Punkte-System für die dauerhafte Ordnung

Chaos am Arbeitsplatz entsteht bekanntlich nicht aus sich selbst heraus, vermehrt sich aber in durchaus ansehnlichem Maße. Aus dem einen ungespülten Kaffeebecher werden schnell zwei oder drei – und wo der vierte hergekommen ist, weiß jetzt wirklich kein Mensch. Aus diesem einen Ausdruck, den man mal mit viel Zeit lesen und was draus hätte machen müssen, ist längst ein Stapel mit Dokumenten ähnlichen Inhalts entwachsen. Und die Schublade, in der Dinge gelagert werden, die man bestimmt noch mal irgendwann brauchen könnte, aber eben doch nie wieder gebraucht hat, quillt auch bald aus allen Nähten.

Es empfiehlt sich also, selbst als eigentlich ordentlicher Mensch, zwei Termine im Jahr in den Kalender aufzunehmen: „Kleiner Schreibtischgroßputz“. Da die Weihnachtszeit eher stressig und der Januar eher lässig ist, empfehlen sich Januar und Juni als gute Wahl – im sechsmonatigen Rhythmus angegangen, braucht die Aktion auch nicht so viel Zeit. Folgende acht Punkte sollte man dennoch das ganze Jahr beherzigen.

  1. Zurücklegen: Dinge an ihrem Platz wohnen lassen und nach Gebrauch zurücklegen.
  2. Wegwerfen: Den Mülleimer sofort benutzen.
  3. Notiz nehmen: Ein großes Notizblatt statt vieler kleiner Notizzettel, die wunderbar verschwinden können, erleichtert die Arbeit, wenn am Abend Telefonnummern ins Adressbuch und Termine schnell in den richtigen Kalender wandern sollen.
  4. Strukturieren: Das gleiche Ablagesystem auf dem Computer wie am Schreibtisch und die gleiche Struktur bei physischen wie digitalen Ordnern hilft, dauerhaft Ordnung zu halten und Dinge schnell zu finden.
  5. Hierarchische Ablage: obenauf kommt das brennend aktuellste, unten rein das, was am wenigsten drängt.
  6. Kabel bändigen: Strippen sortieren und Leitungssalate am besten ganz in Boxen verschwinden lassen.
  7. Reichweite beachten: Oft benötigte Dinge nah lagern, selten Gebrauchtes weiter weg.
  8. Abendliches Aufräumen: Wer den Schreibtisch jeden Abend ordnet, startet entspannter in den nächsten Arbeitstag.