Die Technik macht’s möglich: Einzelpersonen, Teams und Gruppen können heutzutage auch zeitlich und räumlich getrennt an ein und demselben Projekt arbeiten. „Social Collaboration“ heißt der Überbegriff fürs Internet-gestützte Miteinander; „Social Business Collaboration“ wiederum steht für die gemeinsame vernetzte Zusammenarbeit im Firmenkontext. Nach einem ersten Artikel, der die Thematik ganz grob beleuchtet hat, gibt’s nun im zweiten Teil ein paar Beispiele für Programme, mit denen sich private und kleinere dienstliche Projekte übers weltweite Netz verfolgen lassen.

„Social Collaboration“: Software für private Anwender und kleinere dienstliche Aufgaben

Das Problem mit so einer Auflistung gleich vorweg: Die ideale Lösung für alle möglichen Bedürfnisse gibt es nicht. Zwar lassen sich mit dem einen Programm mehr und mit dem anderen weniger Wünsche erfüllen, wie einzelne Projekte idealerweise übers Internet verfolgt werden können. Für echte Social Business Collaboration jedoch wird eine eigens fürs jeweilige Unternehmen entwickelte Software unabdingbar sein. Firmen, die nur bestimmte Teilbereiche vernetzt abwickeln möchten, sollten sich vor allem die gängigen Lösungen großer Anbieter genauer anschauen. Und Privatpersonen, die etwa gemeinsam an einer Geburtstagseinladung feilen wollen oder Ehrenamtliche, die bestimmte Teile der Vereinsarbeit auf mehr Schultern verteilen möchten, sollten ein paar der gängigsten Anwendungen kennen.
Ein sehr einfaches Beispiel dafür, wie gemeinsames Arbeiten an einem Projekt übers Internet funktioniert: der gemeinsame Einkaufszettel. Jeder, der einen Haushalt zu führen hat, kann mit diesem einfachen Beispiel für Social Collaboration nachvollziehen, worum es im Kern geht: Eine klare Aufgabe, nämlich die Besorgung von verschiedenen Lebensmitteln und Haushaltsgegenständen, soll von mehreren Personen unabhängig von Zeit und Ort erledigt werden können. Programme wie „Buy Me a Pie“ oder „Our Groceries“ haben der Shopping-List-Analogversion, vulgo: Einkaufszettel, nämlich etwas Wesentliches voraus: Sie sind praktisch an allen Orten zugleich verfügbar und dank „Cloud“-Einbindung immer auf dem aktuellen Stand.

Für den Start: Einkaufslisten

Nehmen wir folgende Situation: Der Katze schleicht frühmorgens vorwurfsvollen Blickes ums Haus herum, während der tägliche Wutausbruch des Vaters aus Richtung Küche annehmen lässt, dass die Tochter mal wieder den leeren Milchkarton zurück in den Kühlschrank gestellt hat. Der Sohnemann bemerkt spitz, dass die Schwester beim Toilettenpapier eine ganz ähnliche Politik verfolge und die Mutter – irgendwer muss ja pragmatisch sein – nutzt die Situation, um dafür zu sorgen, dass es in der Speisekammer mit Essig, Öl und Zucker nicht ein ähnliches Ende nimmt wie mit der Milch und Katzenfutter. Sie überhört den unliebsamen Chor gegenseitiger Schuldzuweisungen und raunzigem Gemaunze und nimmt lieber ihr Smartphone zur Hand. Sie legt einen Familieneinkaufszettel an, gibt ihn für Vater, Tochter und Sohn frei und trägt nacheinander Katzenfutter, Milch, Toilettenpapier, Essig, Öl, Zucker und Brot fürs Abendessen ein.
Wenn nun die Familie ausschwärmt, um ihr Tagwerk an unterschiedlichen Schulen (Kinder), im Büro (Vater) beziehungsweise in der Agentur (Mutter) zu vollbringen, liegen mehrere Backstuben, Supermärkte und Drogerien entlang der einzelnen Wege. Als die Mutter nach Feierabend ihr Smartphone anwirft, sieht sie, dass ihr Mann in der Mittagspause bereits Brot bei der Bäckerei besorgt hat und die Tochter Katzenfutter und Toilettenpapier aus der Drogerie nach Hause gebracht hat: Die betreffenden Punkte wurden bereits als „erledigt“ markiert, also bleibt es der Mutter nur noch, Milch, Essig, Öl und Zucker im nahegelegenen Supermarkt zu besorgen. Auch sie wird an der Kasse die erledigten Posten aus der Liste streichen – und weil sich die Liste ständig über einen Server aktualisiert, wird der Sohn nach Beendigung seines Fußballtrainings eine leere Liste vorfinden. Natürlich nur, falls der Familie daheim nicht doch noch etwas einfällt: Das könnte sie theoretisch kurzfristig auf die Liste setzen und so beispielsweise dem Sohn mit einem kleinen Stopp beim Baumarkt mit dem Ersatz für die soeben durchgebrannte Glühbirne beauftragen.
Dieses Beispiel zeigt auf sehr einfache, aber grundlegende Art, wo die Stärken von Social Collaboration liegen: Eine Gruppe von Menschen, die sich zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten aufhalten, kann erfolgreich ein gemeinsames Projekt verfolgen. Entsprechend funktionieren die meisten Programme – nach dem Grundprinzip solcher Einkaufszettel-Apps. Ob sie nun auf dem PC, dem Android-Telefon oder einem iOS- betriebenen Tablet-Computer laufen oder noch um ein paar Funktionen reicher sind, die den Benutzern etwa erlauben, Datenbanken zu pflegen, Dokumente zu bearbeiten oder Medien zu sammeln. Nach dem Einkaufslisten-Prinzip funktionieren übrigens auch digitale To-Do-Listen. Sie sind oft um ein paar Funktionen angereichert.

Etwas komplexer: To-Do-Listen

Das Prinzip kennt jeder, der sich schon einmal durch ein längeres Projekt gekämpft hat: Eine Liste, auf der zu Beginn mit Herz und Hirn ein Fahrplan mit Hand und Fuß festgehalten wurde, hilft bei der konsequenten Umsetzung kleine Wunder. Die planerische Anfangsarbeit ist getan, von nun an ist der Kopf frei, um die Punkte zielgerichtet nacheinander abzuarbeiten. „Wunderlist“ ist so ein kleiner nützlicher Helfer.
„Todoist“, „Taasky“, „Google Notizen“ oder „Any.do“ andere. Je nachdem verfügen die Listen außer der obligatorischen Möglichkeit, Listen gemeinsam zu erstellen oder einzelne Punkte als „erledigt“ zu haken, über hilfreiche Spielereien wie ortsgebundene Erinnerungen. Wenn zum Punkt „Brot besorgen“ etwa die Adresse des Bäckers eingegeben wird, geht ein Erinnerungsalarm los, so bald der Smartphone-Besitzer in der Nähe jener Bäckerei geortet wird. Alternativ lassen sich ein bestimmter Zeitpunkt angeben, spezielle Aufgaben einzelnen Mitbenutzern zuweisen oder zu einzelnen Punkten Anhänge, etwa Wegbeschreibungen oder Rezepte, hinzufügen.
Wohlgemerkt: Die genannten Software-Produktnamen seien tatsächlich als Beispiele verstanden und nicht etwa als Tipps. Angesichts der überbordenden Fülle an nützlichen Programmen, ist es schier unmöglich, Empfehlungen abzugeben. Es lohnt sich, die Details zu vergleichen und individuell herauszufinden, welche App beziehungsweise welches Programm den persönlichen Bedürfnissen am nächsten kommt. Ein weiteres Auswahlkriterium kann sein, für welche Plattformen die Software angeboten wird: Werden im Haushalt, im Verein oder in der Firma verschiedene Plattformen benutzt, ergibt es Sinn, einen gemeinsamen Nenner zu finden – ein Programm, das beispielsweise für Android, Windows, Mac und iOS verfügbar ist. Praktisch kann auch sein, wenn das Programm nicht nur auf dem Mobilgerät, sondern auch auf dem PC oder Mac läuft – so lässt sich vom Bürostuhl in der Firma aus ebenso auf das Social-Collaboration-Werkzeug zugreifen wie vom Smartphone während der Zugfahrt oder vom Tablet aus im heimischen Wohnzimmer.

Für versierte Anwender: Projektmanagement

Selbiges gilt in noch stärkerem Maß für die nächste Ausbaustufe: Projektmanagement. Programme, mit der sich komplexere Abläufe planen und gegebenenfalls auch abwickeln lassen, sollten auf möglichst vielen Geräten parallel laufen können. Mit Projektmanagement-Programmen wie dem Urgestein „Things“ für den Mac lassen sich viele verschiedene To-Do-Listen anlegen, in Ordner zusammenfassen und nach verschiedenen Parametern sortieren – allerdings gibt es diese Software nur für Apple- Produkte. Es beherrscht die Verwaltung und Kategorisierung von unterschiedlichsten Listen und hält sie auf dem iPhone, dem iPad, dem Mac oder dem Macbook synchronisiert. Fällige Termine und aktuelle Einträge werden in einer täglichen Zusammenfassung angezeigt, einzelne Aufgaben können mit einer Priorität versehen werden.
Auch Microsoft bietet seit über 30 Jahren eine entsprechende Software an: „Microsoft Project“, das heutzutage selbstverständlich auch mit einer Cloud arbeitet. „Wrike“ bietet viele verschiedene Funktionen, die mit einer umfassenden Dokument-Verwaltung und Integration von gängigen Programmen aufwartet. „Basecamp“ ist eine Software, die sich aufs Teilen von Dateien, Aufgabenverwaltung und Diskussionen konzentriert – und natürlich auf Kommunikation. Ebenso einen Blick wert und vor allen Dingen für alle möglichen Plattformen erhältlich: Die für den Privatgebrauch weltweit erfolgreiche „Wunderlist“ wird mittlerweile auch in einer mit vielen Business-Funktionen versehenen Projektmanagement-Version angeboten.