Social Collaboration I

Ray Tomlinson würde sich vermutlich freuen. Der US-amerikanische Informatiker gilt als „Vater der E-Mail“; bereits 1971 versandte er den ersten elektronische Brief der Welt. Heute, gut 45 Jahre später, hat sich die E-Mail als Nachfolger von Fax und Telegramm mehr als etabliert und ist sowohl aus der privaten als auch der dienstlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Gemessen an den Möglichkeiten, die immer schnellere Internet- Verbindungen und leistungsfähigere Rechner bieten, ist es fast ein Wunder, dass der Dinosaurier der modernen Kommunikationstechnik in dieser Form überlebt hat. Vor allem den Vordenkern in Sachen „Social Collaboration“ ist diese Tatsache allerdings beinahe ein Dorn im Auge: Längst wäre moderne Kommunikation auf einem höheren Level angelangt, würde die so einfache wie geniale E-Mail nicht weiterhin als international akzeptierter Standard in Sachen „Kommunikation“ gelten. Vor allem für Unternehmen böten Social- Collaboration-Anwendungen große Chancen.

 

Grundlagenforschung: Was bedeutet „Enterprise 2.0“ und „Social Collaboration“

Aus diesem Blickwinkel betrachtet, könnte es auch sein, dass Ray Tomlinson dem anhaltenden Siegeszug seiner Idee auch ein wenig zwiespältig gegenüberstehen würde. Als Informatiker dürfte der im Frühjahr 2016 verstorbene Entwickler nämlich im Grundsatz eher dem Fortschritt zugewandt gewesen sein – und der liegt, objektiv betrachtet, eher in den Möglichkeiten der Social Collaboration. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff, der als Teilgebiet von „Enterprise 2.0“ gilt? Zeit für ein paar Grundlagen.

Dr. Andrew Paul McAfee ist Professor am Massachusetts Institute Of Technology und ein Visionär in Sachen „Ökonomie“. Er erforscht die Auswirkungen der modernen Informationstechnologien auf die Wirtschaftswelt. In seinem Artikel „Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration“ prägte er bereits 2006 den Begriff des „Enterprise 2.0“. Dabei handelt es sich um eine Zusammensetzung aus dem englischen Wort für Unternehmen“ und der Anspielung auf die Möglichkeiten des „Web 2.0“, eine frühe Beschreibung von „Social Media“. In seinem Artikel beschreibt der Co-Direktor der „MIT Initiative on the Digital Economy“ und stellvertretende Direktor des „Center for Digital Business“ an der „MIT Sloan School of Management“, wie Unternehmen soziale Software einsetzen können, um Mitarbeiter zu vernetzen und deren Zusammenarbeit zu unterstützen. Ein Teil dieser Zusammenarbeit, die natürlich auch strukturelle und strategische Aspekte umfasst, ist die Social Collaboration – also die tatsächliche gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit mithilfe von geeigneten Programmen über das Internet. Sie wird auch als Smart Collaboration, E-Collaboration oder Social Business Collaboration bezeichnet und beschreibt ganz generell die Zusammenarbeit von verschiedenen Menschen mithilfe des Internets. Ein Beispiel aus den Anfangstagen, das wirklich jeder kennt, ist die freie Online-Enzyklopädie „Wikipedia“. Sie profitiert vom Wissen vieler und sammelt Einträge von ehrenamtlichen und freiwilligen Mitarbeitern zu Gunsten aller. In der Praxis heißt das: Ständig erstellen, verbessern und aktualisieren Autoren rund um den Globus die Einträge des Online-Lexikons und sorgen so für Aktualität – unabhängig von Raum und Zeit.

Chancen: Mehr als Partyplanung per WhatsApp, die Rezeptsammlung mit Evernote

Etwas weiter gegriffen, steht „Social Collaboration“ auch für einen soziokulturellenProzess, der das Kommunikationsverhalten und den Arbeitsstil von verschiedenen Menschen beschreibt, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten – sei es nunehrenamtlich im Verein, für einen privaten Zweck oder dienstlich für einen zahlenden Arbeitgeber. Ob das Projekt nun die Planung einer Geburtstagsfeier mit Hilfe einer„WhatsApp“-Gruppe, das Sammeln von alten Familienrezepten mit Hilfe eines „Evernote“-Notizbuchs, die Organisation eines Sportfests oder das Suchen von verschwundenen Haustieren mit einer Facebook-Seite sein mag. Die Anwendungsbeispiele sind unendlichund lassen mit wenig Phantasie erahnen, dass der Begriff „Social Collaboration“ durch die täglich neu entstehenden Bedürfnisse und die Ideen der Anwender, was sie mit sozialen Medien so alles anstellen können, ständig neu geprägt wird.Die Auswirkungen auf das kulturelle Miteinander von Internet-Benutzern mal gänzlich außer Acht gelassen: Dass soziale Medien erwachsen geworden sind und auch von eklatanter Bedeutung für die Arbeitswelt geworden sind, steht ebenfalls außer Frage. Nur: Wie gehen Unternehmen mit Social Collaboration um und wie beziehungsweise wie häufig bauen sie die technikgestützte Zusammenarbeit übers Internet in ihre Produktionsabläufe ein? Kurz gesagt: Weit unter den Möglichkeiten und viel zu selten. Das beste Beispiel dafür sind „Monster-E-Mails“, die noch immer auf täglicher Basisherumgeschickt werden. Wer kennt sie nicht, die tausendfach weitergeleiteten, kommentierten, zitierten und mit mehreren Anhängen versehenen E-Mails, die auf kleine Ewigkeiten hinweg im Postfach herumlungern? Auf jeden Fall so lange, bis das Projekt abgeschlossen, die Akte bearbeitet oder der Verkauf über die Bühne gegangen ist; schließlich ist so viel Information über das eine oder andere Thema darin gesammelt, dass man sich schlichtweg nicht traut, den ganzen Dialog zu löschen. Bei den seitenweise Textund Dokumenten im Anhang könnte ja was drinstehen, was man später noch mal brauchen könnte. Abgesehen von der zweifelhaften Sinnhaftigkeit, Daten in E-Mails zusammeln: Dass sich diese mehrere Seiten umfassenden Nachrichten-Monster überhaupt noch bilden können, ist ein guter Hinweis darauf, dass Social Collaboration bei den meisten Unternehmen noch ein Fremdwort ist. Würde ein allgemein zugängliches Dokument angelegt, in dem der Arbeitsfortschritt dokumentiert wird, ein gemeinsamer Ordner, in dem erforderliche Dokumente, Bilderund Videos zum Thema gespeichert werden und ein Nachrichtendienst benutzt, um aktuelle Probleme schnell und direkt zu lösen, gäbe es keinen Anlass mehr für derartige Informationsmonster, die sich vor allem wegen der vielen Text-Wiederholungen ins Unpraktische aufblähen. Alternativ gäbe es jede Menge Social-Collaborations-Werkzeuge,um der anschwellenden E-Mail-Flut Herr zu werden.

Probleme: auch Social-Collaboration-Tools können zum Datensilo werden

Wie es aber so ist mit Werkzeugen, die hergestellt werden, weil es technisch machbar ist und nicht, weil es ein konkretes Bedürfnis nach ihnen gibt: Die Anwender von allgemein verfügbaren Apps oder Datenbank-Programmen sind oft von der Fülle der Möglichkeiten überfordert oder nutzen nur bestimmte Teilaspekte. So besteht zum Beispiel die Gefahr, dass viel zu viel Material angesammelt wird, das nachher kein Mensch mehr sichten kann oder will. Oder, dass viel zu viel Arbeitszeit beim Einpflegen von Daten, die man eventuell irgendwann mal brauchen könnte, draufgeht und im schlimmsten Fall das Projekt, um das es ja eigentlich geht, drunter leidet.
Um derartige Programme wirklich sinnvoll zu nutzen, wäre im Prinzip eine völlige Neuausrichtung von Teilen oder gleich der ganzen Betriebsstruktur notwendig. Dazu müsste sich die Geschäftsleitung sozusagen ein Programm auf den Leib programmieren lassen oder bestehende Software so weit anpassen lassen, dass sie auf die Bedürfnisse des laufenden Betriebs angewendet werden kann. Denn wer sich seine Lösung aus verschiedenen Social-Collaboration-Plattformen zusammenbaut, hat später das Problem, dass sich seine Mitarbeiter erinnern müssen, in welches System sie welche Information abgelegt haben – und dann ist im Ablauf keine Zeit gespart, sondern wird nur auf eine andere Betätigung umgelegt.
Apropos Ablauf: Wer Social-Collaboration-Anwendungen nur auf Teile seiner Arbeit anwendet, der nutzt nicht ihr eigentliches Potential. Da sind sich die Experten einig – und nachzuvollziehen ist das alles auch sehr einfach: Wenn Mitarbeiter verschiedener Abteilungen nun beispielsweise nicht mehr E-Mails hin- und herschicken, sondern sich per alternativem Nachrichtendienst verständigen, ist keine Zeit gewonnen: Es hat sich schließlich nur das Medium geändert. Die Lösung lautet: Social-Collaboration- Technologien müssen unbedingt mit der Prozessebene verknüpft werden, um nicht nur als Kommunikationsmittel oder Behälter für Datenberge zu verkommen.

Unbestrittene Vorteile für die Vernetzung von Mitarbeitern außerhalb des Büros

Für die Vernetzung von Mitarbeitern, die nicht in einem Gebäude zusammenarbeiten, ist Social Collaboration und seine vielen Facetten auf jeden Fall eine Chance. Arbeitet ein produzierendes Unternehmen aus Deutschland beispielsweise mit einer Grafik-Agentur in den Vereinigten Staaten zusammen, lassen sich so zeitraubende Video-Konferenzen zu möglichen und unmöglichen Uhrzeiten verhindern oder wenigstens reduzieren. Daten können in ein zentrales System gespeichert und Nachrichten unabhängig ausgetauscht werden. Während die deutschen Mitarbeiter noch schlummern, laden die amerikanischen Grafiker schon einen Entwurf ins System und bekommen wiederum kurz vor Feierabend eine Rückmeldung vom deutschen Auftraggeber.
Ein anderes Beispiel ist die Einbindung von Kollegen, die im Homeoffice arbeiten. Sie sehen in Echtzeit die Bearbeitung eines Dokuments, können Ihrerseits Informationen ergänzen oder zeitgleich recherchieren – was dem Kollegen im Büro wiederum hilft, die von außerhalb arbeitenden Mitarbeiter zu integrieren. Manche Prozesse können komplett ausgelagert werden – ob nun in hauseigene Abteilungen oder in externe Firmen. Selbstverständlich gehört auch hier ein vorher ausgeklügeltes System dazu, um das Unterfangen positiv verlaufen zu lassen. Nach Bedarf zusammengebastelte Modelle und Verfahren kosten auch, beziehungsweise vor allem, im hausexternen Gebrauch das was sie eigentlich sparen sollten: Zeit.

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