Social Collaboration III

Das gemeinsame Familien-Fotoalbum mit den Geschwistern, der Urlaubskalender in der Abteilung oder der Smartphone-Einkaufszettel für die ganze Familie: Social Collaboration, oder eben Social Business Collaboration, ist Alltag. Auf täglicher Basis arbeiten Menschen dienstlich wie privat über das Internet zusammen an unterschiedlichsten Projekten. Dank der allgegenwärtigen Cloud, schneller Internet-Verbindungen und beinahe unbegrenzter Anwendungsmöglichkeiten ist nicht davon auszugehen, dass es sich um einen Trend handelt, sondern eher um die Zukunft der Zusammenarbeit.

„Social Collaboration“: Software für private Projekte, kleine Unternehmen und größere Unternehmungen

Um in der projektbezogenen Vernetzung den Überblick zu behalten, stellen wir in einer kleinen Serie verschiedene Möglichkeiten vor, die Vorzüge von Social Collaboration zu nutzen – ob nun für private Belange oder für professionelle. Nach einem grundsätzlichen Teil, der das Themenfeld grob beleuchtet hat und einer Folge über Programme, mit denen sich private und kleinere dienstliche Projekte verfolgen lassen, nun ein kurzer Blick auf leistungsstarke und ausbaufähige Anwendungen, die für versierte Privatanwender oder kleinere Unternehmen interessant sein könnten.
Natürlich gibt es gleich zu Beginn eine Einschränkung: Würde das Prinzip „Social Collaboration“ konsequent umgesetzt, müsste sich die komplette Betriebsstruktur auf die online vernetzte Zusammenarbeit ausrichten. So wäre eine auf die jeweiligen Bedürfnisse des Betriebs programmierte Software vonnöten, die das Hin- und Herspringen zwischen einzelnen Anwendungen überflüssig macht. Oder eine potente Software, nach deren Möglichkeiten sich ein neugegründeter Betrieb strukturiert. Ein großer Vorteil von konsequent durchgezogener Social Collaboration ist nämlich Zeitersparnis, weil alle Fäden auf einer Bedienoberfläche zusammenlaufen – etwa die betriebsinterne Kommunikation, die Buchhaltung oder die Terminplanung der einzelnen Projekte. So gibt es auch keinen Zeitverlust beim Nachdenken, wohin man dieses Mal wieder welche Dokument gespeichert, geschickt oder abgelegt hat.

Auch wenn sich diese Neustrukturierung für die meisten bestehenden Betriebe als schwierig erweist und es in den Augen der Social-Collaboration-Vordenker wenig Schlimmeres gibt als eine stückweise Verlagerung einzelner Prozesse – die ja nur bestehende Abläufe ersetzen kann und somit wenig Fortschritt bringt: Ein paar einzelne vernetzte Helferlein gibt es doch, mit denen das digitale Leben beziehungsweise der Arbeitsalltag eine ganze Ecke einfacher wird.

 

Einfach schneller: Datenaustausch per WeTransfer, Zusammenarbeit per Dropbox

Sobald auf irgendeinem Computer oder mit einem Smartphone Daten erzeugt werden, stellt sich die Frage, wie diese Daten vom Gerät herunterkommen. So lange es nur um ein Dokument mit ein paar Megabyte geht, das zum Beispiel vom Arbeitsrechner auf das private Notebook bewegt werden soll, ist die Lösung einfach: per E-Mail, zur Not per WhatsApp oder Apples systemintegrierten Datendiensten wie AirDrop oder der iCloud beziehungsweise den Pendants anderer Betriebssysteme. Interessanter wird es, wenn größere Datenmengen zusammenkommen und es etwa um Bilder oder Videos geht.
Eine Möglichkeit ist die Dropbox. Der kostenlose Filehosting-Dienst speichert Daten auf einem Server und funktioniert nach einem recht einfachen Prinzip. Gemäß dem Sinnbild einer Schachtel, die im Internet herumsteht, kann der Benutzer so viele Dinge beziehungsweise Daten hineinpacken wie hineinpassen. Der Zugriff auf die Online- Schachtel erfolgt über das Internet. Konkret installiert sich nach der Registrierung ein Ordner auf dem Gerät, der sich übers Internet mit einem Ordner auf dem Dropbox-Server synchronisiert.
Der Clou: Dropbox funktioniert auf allen gängigen Betriebssystemen; für mobile Geräte gibt es eine Dropbox-App. Legt man nun beispielsweise einen Ordner mit Urlaubsbildern vom PC aus in die Dropbox, lässt sich dieser auf allen verbundenen Geräten anzeigen – auf dem Smartphone, auf dem Notebook oder auf dem Tablet. Möchte man die Urlaubsbilder nun teilen, lassen sich Ordner auch freigeben – und auch, wenn jemand das Programm nicht installiert hat, kann er sich die Bilder per gesendetem Link im Browser anzeigen lassen. Ein Login auf der Dropbox-Seite ist ebenfalls möglich – Daten können also auch von einem fremden Gerät aus bearbeitet oder geteilt werden. So ist es möglich, Dokumente mit mehreren Leuten gemeinsam zu bearbeiten, Fotos anzusehen oder Filme zu verschicken. Auch Präsentationen können mit Dropbox erstellt werden. Inklusive sind derzeit zwei Gigabyte Speicherplatz, der mit einem Bonusprogramm auf maximal 16 Gigabyte erweitert werden kann. Wer mehr Speicher braucht, kann die professionelle Version für eine monatliche Gebühr abonnieren, die derzeit ein Terrabyte Speichervolumen bietet.
Es gibt allerdings ein Manko. Experten bemängeln immer wieder die unverschlüsselte Speicherung der Daten, so dass theoretisch Mitarbeiter der Firma „Dropbox Inc“ oder auch Geheimdienste darauf Zugriff hätten. Mit Dropbox Business bietet das Unternehmen einen verschlüsselten Dienst an, mit dem Teams mit bis zu fünf Nutzern einen Account betreiben können, unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung haben und diverse Business-Funktionen benutzen können. Ähnlich oder beinahe identisch funktionierende Alternativen sind Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive oder FileSync – mit Box und SpiderOak sind zwei Dropbox-Mitbewerber ins Rennen gegangen, die vor allen Dingen mit der sicheren, verschlüsselten Verwahrung von Daten werben.

 

Einfach alles merken: Evernote, Paper oder Notes

Zugegebenermaßen: Die kleinen gelben Papier-Klebezettel, die seit einiger Zeit auch in allen Farben des Regenbogens erhältlich sind, wird keine App so schnell ersetzen können. Sie speichern Gedanken, Termine und To-DoListen auch, wenn der Akku mal leer ist, der Computer aus oder schlichtweg keine Zeit ist, Smartphone-Kalendereinträge anzulegen. Dennoch gilt hier wie in vielen anderen Lebenslagen auch: Das Maß entscheidet über Sinn oder Unsinn. Jeder dürfte einen Kollegen kennen, dessen Monitor praktisch im gelben Zettelchaos verschwunden ist. Ab einer bestimmten Masse an Information wird’s eben unübersichtlich – Ordnung muss her. Findige Digitalskeptiker benutzen dann das so genannte Bullet Journal, das sich aus so ziemlich jedem Notizbuch machen lässt.
Anleitungen dazu gibt’s im Internet, wo sich natürlich auch viele digitale Notiz-Apps finden lassen. Ihnen allen gemeinsam ist eine Suchfunktion, um den Inhalt der jeweiligen Digitalnotizen schnell zu durchsuchen und bestimmte Themen zu finden – auch, wenn sie auf mehrere unterschiedliche Notizen verteilt sind. Wer mit Papier aufgewachsen ist, nolens volens ein digitales Leben führt, aber irgendwie doch dem analogen Charme von Notizbüchern nachtrauert, sollte sich die Paper-App aus dem Hause „53“ anschauen, die allerdings nur für iPad und iPhone zur Verfügung steht. Mit einem Stylus, also einem stiftförmigen Eingabegerät für Computer und PDAs, kann man damit zeichnen und malen, aber auch Info-Graphiken anfertigen, Fotos integrieren und To-Do-Listen „malen“. Der ebenfalls von „53“ entwickelte Stift erkennt den Handballen und verhindert so, dass außer der Stiftspitze etwas anderes Spuren auf der Notiz hinterlässt. So fühlt sich die Verwendung recht organisch an; die Skizzen, Zeichnungen und Handschrift-Notizen lassen sich in virtuellen Notizbüchern sammeln, sortieren und archivieren.

Wer weniger Wert auf eine stift-ähnliche Eingabe legt, der kann sich die mitgelieferte Notizen-App auf den iOS-gestützten Apple-Geräten genauer anschauen, die ebenfalls in Ordner-ähnlichen „Notizbüchern“ sortiert werden kann. Für Benutzer, die ausschließlich über Apple-Geräte verfügen, ist die Cloud-Synchronisierung interessant, die beispielsweise einen Notizzettel in Windeseile vom iPhone auf das Notebook flattern lässt. Google bietet einen systemübergreifenden Dienst an, der kleine Merkzettel sammelt, auf alle möglichen Geräte mit allen gängigen Systemen synchronisiert und mit der berühmten Google-Suchfunktion auf Inhalte filtert. Die durch Notizbücher bekannt gewordene Firma „Moleskine“ bietet ebenfalls eine App an – die allerdings nur auf mobilen Geräten funktioniert.

Eine Disziplin für sich ist Evernote. Auf den ersten Blick ist die für alle möglichen Systeme und Geräte-Typen erhältliche Software nichts anderes als ein Programm zum Sammeln und Speichern von Notizen. Ähnlich der Notiz-Programme, die auf Rechnern und Smartphones vorinstalliert sind, lassen sich auf einzelnen virtuellen Notiz-Zetteln alle möglichen Daten sammeln. So lassen sich Ideen in Form von Texten festhalten, aus der App heraus mit Fotos illustrieren, To-Do-Listen mit kleinen Kästchen zum Abhaken anlegen und, auf Mobilgeräten, sogar per Touchscreen handschriftliche Notizen hinzufügen. Diese virtuellen Notizzettelchen, die je nach Art und Umfang der Idee schon mal sehr längliche Formen annehmen können, lassen sich anschließend in Notizbücher sortieren. Die Gratis-Version ist mit einem monatlichen Upload-Volumen ausgestattet; wer mehr hochladen will oder Evernote dienstlich nutzen möchte, kann das Volumen per monatlicher Zahlung erhöhen.

Erstaunlich ist die Suchfunktion, die sogar handschriftliche Notizen lesen und eingescannte Manuskripte durchsuchen kann – vorausgesetzt, man mäßigt seine Klaue auf ein Maß, das ans allgemein Lesbare grenzt. Bereits in der kostenlosen Grundversion lassen sich Notizen mit anderen Evernote-Nutzern teilen und bearbeiten. Die Business-Version, die laut Evernote-Erklärung derzeit über 20 000 Firmen nutzen, schlägt mit einem monatlichen Betrag pro Nutzer zu Buche und ermöglicht dafür zu den gängigen Gratis- Funktionen Diskussionen in der App sowie gemeinsame Arbeit mit verschiedenen Business-Tools. Mit etwas Fantasie können findige Nutzer jedoch schon die Basis-Version zu einem potenten Projektmanagement-Programm umfunktionieren.
Zum Schluss dieses Teils noch eine grundsätzliche Anmerkung: Dieser Artikel soll lediglich eine Übersicht und keinesfalls Kauf- oder Download-Empfehlungen geben. Die Hersteller der jeweiligen Software bieten auf ihren Homepages aktuelle Informationen über die Verwendung ihres Produktes an – so dass der geneigte Leser selbst entscheiden kann, welche Social-Collaboration-Instrumente für ihn sinnvoll sind.

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